お知らせページ更新代行の範囲と頼み方完全ガイド
更新代行サービスとは？目的と役割を知ろう
企業や団体のWebサイトにおいて、お知らせページの更新は情報発信の要です。しかし更新の頻度が高い業種、例えばイベント業、医療機関、教育関連、不動産業などでは、社内リソースだけでは対応しきれないケースも少なくありません。
更新代行サービスとは、外部の専門業者が企業の代わりにお知らせページの更新作業を担うサービスです。主にWordPressなどのCMSを利用したWebサイトで多く活用されており、テキストの修正・追加、画像の挿入、リンクの設定などの実務を効率よく代行します。特に「更新担当が兼任で多忙」「校正やチェック体制に時間がかかる」といった状況下では、代行サービスを活用することで業務全体のスピード感が大きく改善します。
外注できる作業の範囲とは？
更新代行で依頼可能な作業範囲は多岐にわたります。以下に代表的な内容をまとめました。
- WordPressなどCMSへのログイン〜投稿作業
- 既存記事の文言修正・画像差し替え
- リンク切れチェックおよび修正
- 予約投稿・公開日時の調整
- 新着情報のテンプレート整形
- 簡単なHTML・CSS修正（文字装飾、ボックス表示など）
ただし、以下のような作業は通常、オプションまたは別途見積となるケースが多いため、事前確認が必要です。
- 原稿ライティング・構成案の制作
- 画像の撮影・デザイン加工
- SEOキーワード設計やGoogle検索順位対策
- HTML・PHPコードの高度な改修
「手元に内容はあるが、公開に手が回らない」段階で依頼するのが、最も費用対効果の高い活用法です。
どの業務を社内で、どこから外注する？判断基準を解説
すべてを外注に任せればラクになる一方で、情報の機密性や社内確認体制の整備も必要です。そこで注目したいのが「外注に向く作業」と「社内対応が望ましい作業」の切り分けです。
以下はその判断基準です：
- 即時性重視：→ 外注向き（当日更新、キャンペーンなど）
- 法務・経営判断が絡む内容：→ 社内対応
- 画像加工やデザインを含む更新：→ 業者と要相談
- お客様からの問い合わせに直結する情報：→ 連携強化した外注が可能
また、社内にWeb知識が薄い場合、「担当が変わるたびに更新方法が分からなくなる」といった問題が発生しやすくなります。このようなケースでは、ルールを共有できる外注先との連携が有効です。
依頼前に準備しておくべき3つのポイント
- 素材準備とフォルダ管理：
更新対象のテキスト、画像、PDFなどを共有ドライブやクラウドストレージで整理し、業者が迷わず使える状態にしておくと、対応がスムーズになります。 - 更新ガイドラインの整備：
「見出しは何文字以内」「日付の表記ルール」「画像サイズは横800px」など、自社内ルールを文書化して共有することで、意図した通りの仕上がりになります。 - 公開スケジュール表：
年間のイベント予定や定期更新の時期を一覧化することで、事前予約投稿や先行作業の依頼が可能になります。
トラブルを防ぐ発注のコツとは？
Web更新に関するトラブルで多いのが、「意図しない内容が公開された」「校正前にアップされてしまった」「公開が間に合わなかった」といったヒューマンエラーです。
こうした問題を防ぐためには、以下のような工夫が有効です：
- 校正済みファイルには「確認済」などの明示を付ける
- SlackやChatworkなどチャットツールでリアルタイム報告体制を整える
- Googleスプレッドシート等で「更新指示・完了確認・公開日」を一元管理
また、更新ミスの原因の多くは「指示の不備」や「伝達不足」にあります。更新依頼時には、文面だけでなく参考スクリーンショットや過去事例も添付して共有すると、ズレが減ります。
実例に学ぶ：更新代行で改善された業務フロー
ある横浜市内の医療法人では、診療案内や休診情報のお知らせ更新を外注したことで、以下のような変化がありました：
- 週1回以上の更新が可能になり、患者からの問合せ件数が減少
- 院内担当者の更新作業時間が月6時間削減
- Google検索での「医院名+休診」の表示順位が上昇
このように、更新代行は「時間削減」「情報精度の向上」「SEO効果」という3つの成果をもたらす可能性があります。
まとめ：更新代行をうまく活用して業務効率アップ
お知らせページは「ユーザーとの接点」「信頼構築の場」であり、情報の鮮度が命です。社内で手が回らないなら、ぜひ一部からでも更新代行を取り入れましょう。
更新内容の明確化と連携体制の構築ができれば、「更新作業＝負担」から「戦略的な情報発信」へと変えることが可能です。
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